El e-mail me hace perder demasiado tiempo

por Fernando Plaza en Negocios, El Reto Blogger, Gestión del tiempo

Mi relación con el e-mail atraviesa malos momentos, por una parte es imprescindible para desarrollar mi trabajo... pero por otra me hace perder mucho tiempo, yo diría que más del necesario.

Aunque creo que lo gestiono bastante bien, aun no he alcanzado el nivel casi zen que estoy logrando con el móvil, algo sigue fallando... y parte del problema se resume en esta captura:




Os sugiero que hagáis la prueba en vuestro e-mail, a ver cuántos resultados obtenéis: en mi caso "cientos" en poco más de un año desde que me mudé a Google Apps... un auténtico DEFCON 2, espero poder solucionar el problema antes de que llegue a "miles".

¿Por qué a la gente le da por poner "urgente" en sus correos cuando realmente quieren decir "importante" o "por favor, no me ignores"? Por desgracia no conozco una manera de clasificar la importancia del correo electrónica automáticamente... tengo un montón de filtros programados y necesito programar muchos más, pero no son la panacea. 

Eso me obliga a dedicar tiempo a leerlos o mejor dicho a escanearlos... lo que supone una interrupción y perdida de concentración. Este tipo de e-mails y otros tantos crean en mi el hábito tóxico de estar consultando constantemente la bandeja de entrada: un grifo inagotable que nunca se cierra, en la que se mezclan asuntos que se pueden resolver en unos instante, con otros que pueden llevarte horas o días...

Creo que la clave está en consultar menos veces el e-mail y solucionar los asuntos en lotes más grandes, para permitirme disponer de ventanas de tiempo de 2 ó 3 horas para poder concentrarme y... ¡trabajar!, porque lo más triste de todo es que puedes estar cuatro horas solucionando asuntos que te llegan por mail y luego irte a comer con la sensación de "¿y yo qué he hecho en toda la mañana?".

En fin, hoy voy a intentar leerme algunos artículos al respecto... empezaré por este que tiene un buen título: The Tyranny of Email. 

Si puedes compartir conmigo algún truco útil o enlace interesante... por favor utiliza los comentarios de esta entrada.

Actualización: Fran se solidariza con la causa y nos envia una captura de su bandeja de entrada en estado DEFCON 1. 

1. morito dijo, El 16 octubre 2008 a las 23:53 #

   1

   ¿has abierto los comentarios?....
   
   Muy bien..ahora tendrás que gestionar e-mail, y comentarios de tu blog ;-)

2. pablomoya.com dijo, El 17 octubre 2008 a las 9:12 #

   2

   Bueno Fernando, me alegro que al final actives los comentarios, ahora las críticas no solo te las imaginarás, también las verás.
   En cuanto al email, gran parte de la saturación que tengo yo, se debe a tí, no a una palabra como URGENTE. No se que es peor.

3. Fran Díaz dijo, El 17 octubre 2008 a las 9:43 #

   3

   No sé si se ha perdido el comentario anterior. Por si aca, ahí va el resumen:
   

4. Jesus Encinar dijo, El 17 octubre 2008 a las 11:04 #

   4

   yo tengo varias rutinas que me ayudan:
   
   - cada vez que alguien me copia en un email innecesariamente se lo hago saber porfa no me copies en este tipo de emails reduce el email income como un 20%
   
   - tengo cuentas distintas para trabajo, personal y suscripciones genéricas. creo que gestionar todas tus cuentas desde un sólo email es un error porque mezclas lo importante con lo profano
   
   - en la cuenta importante, la del trabajo, procuro limpiar la bandeja de entrada para no tener nunca más de 25-50 emails
   
   - una opción perfectamente válida es no contestar. si alguien me escribe un email y no me interesa, lo borro sin más como si fuese spam. no tienes porqué contestar uno por uno a cada email.

5. Jordi Bufí dijo, El 17 octubre 2008 a las 14:17 #

   5

   A mi lo que me da mejor resultado es: primero marco los mails que precisan respuesta sí o sí, estos me los leo por encima ya que después deberé releerlos para asegurarme que estoy contestando lo que debiera. Después de leer todos los mails que no debo responder voy a la carpeta donde tengo los marcados y empiezo a contestar los que sé que tardaré menos en hacerlo, dejando los mails más importantes o que precisan respuestas más elaboradas para el final.
   
   Me sonaba haber escrito sobre esto y he visto que lo comenté en mi blog a principios de año :P (ordenando el correo electrónico)

6. Fernando Plaza dijo, El 17 octubre 2008 a las 17:54 #

   6

   Jesús, gracias por lo consejos me los apunto: intentaré hacer un recopilatorio con todo lo bueno que salga de aquí :)
   
   Jordi, buscaré tu artículo y lo leere con detenimiento.
   
   Morito, Pablo... gracias por vuestro apoyo incondicional, con amigos como vosotros no necesito enemigos.

7. Félix Díaz dijo, El 17 octubre 2008 a las 23:11 #

   7

   Fernando, haz como yo, a los que me mandan un e-mail poniendo URGENTE, lo que hago es contestarles diciéndoles Estoy con tu novia, que es más urgente que lo que me estás escribiendo.
   
   Tras la típica tontería, otra posibilidad sería clasificar en vez de los e-mail como urgentes, establecer esa urgencia por proyectos o clientes.
   
   Aunque muchas veces lo mejor es ni ver el correo, así seguro que trabajas mas.
   
   Por cierto ahora que has abierto los comentarios, preparate porque cuando no contesto e-mail URGENTES, me da por poner tonterías en los blogs

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