Mail Trends: analiza el uso de tu cuenta Gmail o Google Apps

Con Mail trends puedes analizar el correo entrante y saliente de tu cuenta Gmail o Google Apps y observar los resultados representados gráficamente.

Con Google Trends puedes analizar cómo estás haciendo uso del e-mail. Es un programa desarrollado en Python por lo que tendrás que instalártelo para poder hacerlo funcionar (ojo – compatible con la versión 2.5, asi que no te instales la 2.6) y bueno como todas estas frikadas a mi me ha costado bastante ponerlo en marcha.

Google Trends se conecta a tu cuenta @gmail.com o cuenta Google Apps a través de IMAP y se baja la información de tus correos:

Para que el resultado sea útil tendrás que indicarle tus direcciones de correo para que las distinga del resto de destinatarios y remitentes, también puedes filtrar algunas direcciones que no quieres que tenga en cuenta (mails de facebook, twitter y otros robost…) y sobre todo con el parámetro max_messages puedes limitar el número de correos analizados.

Analizando 30.000 correos he podido generar los gráficos desde julio hasta el presente obteniendo resultados como estos:

De todos el que más útil me ha parecido es el que representa gráficamente tus remitentes y destinatarios más frecuentes (para su publicación he eliminado las leyendas):

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Cómo moderar el uso del e-mail con la ayuda del bit.ly

Un experimento: sustituir mi acceso directo a Gmail por un enlace acortado de bit.ly, para así poder contabilizar el número de veces que a lo largo del día consulto el e-mail.

Como puede que ya sepáis bit.ly es un acortador de URLs muy enfocado al usuario de Twitter, como tinyurl.com pero que además te ofrece una estadísticas bastante detalladas del número de clicks que reciben tus enlaces acortados (conocí este servicio gracias a un interesante artículo de Juan Luis Hortelano sobre él: Bit.ly, como levantar un par de millones mejorando una idea “tonta” y sin modelo de negocio aparente).

El objetivo es intentar reducir el número de veces que al día consulto el e-mail, es decir: sustituir aperturas frecuentes para gestionar dos o tres e-mails, por aperturas más espaciadas para gestionar más mails de golpe. Algo que es muy dificil de conseguir si no dispones de una forma de controlar tus progresos, de ahí el uso de bit.ly.

Este ha sido mi gráfico de uso en los últimos días:

Como podréis ver he conseguido moderarme un poco y pasar a consultar el e-mail sólo 12 veces al día… en lugar de las más de 20 veces con las que empecé el experimento. Por cierto antes de que os escandalicéis he de advertiros que yo recibo muchos correos a lo largo del día, asi que aun abriendo doce veces el mail siempre hay algo que contestar, leer o re-enviar… aun así me gustaría seguir reduciendo estos clicks hasta que se queden en unas 6 ó 7 accesos a la bandeja de entrada al día.

Comparto con vosotros algunos trucos que he utilizado para moderarme, antes de lo cuales estoy seguro de que consultaba el mail más de 40 veces al día:

  • Desconectar todos los notifiers de correo (Google Talk y otros widgets)
  • Quitarme el correo de una pestaña del navegador (lo tuve asi mucho tiempo).
  • Eliminar el acceso directo al correo de mi página de inicio en iGoogle (Netvibes o lo que tu uses)
  • Crearme un acceso directo independiente hacia el correo en la barra de menú de accesos rápido y colocarlo en el lado opuesto al de mi explorador habitual.

Como véis todo va encaminado a esconder el acceso al e-mail para reducir la consulta compulsiva y el click tonto, eso que te hace abrir el e-mail y como siempre hay algo nuevo… empezar a gestionarlo.

¿Os animáis a hacer vosotros el mismo experimento?

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Comunicación Síncrona vs Comunicación Asíncrona (1/3)

Un repaso a lo medios de comunicación síncronos y asíncronos más habituales: e-mail, teléfono, mensajería instantánea, reuniones, twitter, sms, yammer…

He descubierto que una de las razones por las que me gusta Twitter es porque es asíncrono: los mensajes que lanzas al aire no requieren de la presencia síncrona de tus followers para ser recibidos y en el caso de que haya respuestas (@replies) tú las veras cuando tengas tiempo.

Consultando en la wikipedia sobre los términos «sincronía» y «asincronía» asociados a la comunicación de procesos me he topado con unas definiciones que me han resultado muy útiles:

Síncrona
Quien envía permanece bloqueado esperando a que llegue una respuesta del receptor antes de realizar cualquier otra tarea.

Asíncrona
Quien envía continúa con su ejecución inmediatamente después de enviar el mensaje al receptor.

Me gusta la palabra «bloqueado» porque resume bien el porqué los medios de comunicación síncronos nos resultan a veces tan incómodos e inoportunos:

Todo esto me ha motivado a hacer un repaso de los medios de comunicación síncronos y asíncronos que yo utilizo en el entorno corporativo:

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Comunicación Síncrona vs Comunicación Asíncrona (2/3)

El móvil, las reuniones, entrevistas y el correo electrónico.

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Una llamada de móvil es síncrona, requiere de tu presencia y atención en el momento, salvo cuando salta el contestador, entonce se vuelve asíncrona: lo cual suele ser un incordio para el que llama ya que él esperaba tener un contacto síncrono y de repente se le abofetea con algo asíncrono… pero claro, al receptor le viene muy bien porque eso le permite tomar control de su tiempo y gestionar mejor el uso del móvil (algo que de otra manera se deja al libre albedrío de quien decide llamarte… a quien es más que probablemente que no le importe tanto tu tiempo como a ti).

Los SMS son asíncronos, salvo cuando la gente (especialmente los novietes) se ponen a chatear como idiotas a 0,15 € el mensajito (sí, yo también lo he hecho… ¡ay que bonito es el amor!)

Las reuniones y entrevistas en negocios son lo más síncrono que hay y además tienen la desventaja de que normalmente requieren tu presencia física, lo que implica desplazamientos que en las ciudades suelen llevar mucho tiempo… Por otra parte con suerte tienes la ventaja de que has sido convocado con cierta antelación, lo que te permite cierta planificación. Son importantes porque a veces es necesario verse las caras y hay temas muy complejos como para hablarlos por e-mail o teléfono, pero en la mayoría de las ocasiones suponen una importante pérdida de tiempo sobre todo cuando asisten más personas de las que debieran.

El e-mail por otra parte es asíncrono, los mensajes se van acumulando en la bandeja de entrada y tú los procesas en el momento que revisas tu correo electrónico. Uno de los grandes problemas con el e-mail a la hora de gestionar el tiempo es cuando intentamos convertirlo en algo síncrono, consultándolo a cada momento, en general creo que todos deberíamos consultar menos veces al día el correo electrónico.

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