Comunicación Síncrona vs Comunicación Asíncrona (3/3)

Llega el turno de la mensajería instantánea Messeger, Gtalk, Facebook Chat…

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La mensajería instantánea (Messenger o Gtalk) son medios síncronos pero no son tan intrusivos como el teléfono porque normalmente te permiten seguir haciendo otras cosas mientras que chateas… yo en el trabajo los utilizo para enviar mensajes cortos del tipo: «Recuerda que te deje el sobre en tu mesa para mandarlo hoy» o «Que no se nos olvide revisar esta tarde el contrato«. Con esto evito la ruptura de ritmo que implica una llamada -aunque sea a una extensión en la empresa- no obstante si no recibiera en un tiempo razonable una confirmación del tipo «ok» o «recibido»… tendría que llamar, mandar un e-mail o volver a enviar por IM un «¿estás ahí?», porque existen muchas posibilidades de que si el receptor no está presente tu mensaje no le llegue nunca o se pierda entre otras ventanas.

Como empresario la parte que no me gusta de usar el Messenger en la empresa es que la gente se termina añadiendo a sus amigos y luego (muchos) no consiguen estar a lo que tienen que estar. Por ejemplo mi amigo Pablo tiene un «problema» –ha sido bendecido con el Don de la popularidad– es un tío que a casi todo el mundo le cae bien, asi que sus cuentas de IM se le van saturando de amigos hasta que llega un momento en que ya no puede utilizarlas porque al instante que se conecta empieza a recibir mensajitos… antes usaba Messenger y tuvo que mudarse a Gtalk y seguro que pronto ya no podrá utilizar tampoco esa cuenta.

Conocí a alguien que le pasaba algo parecido pero más extremo con el móvil: era tan «popular» que le estaban llamando constantemente… entre otras muchas razones porque intercambiaba el número de móvil con todo el mundo (luego entendí que era un supernodo de esos de los que hablaba Albert-László Barabási en su libro Linked), aunque a esta persona su propia popularidad llegaba un momento que la desbordaba y en cierta manera atormentaba… asi que de vez en cuando tenía que desconectar por largos periodos el móvil e incluso llegaba a plantearse cambiar de número (y volver a empezar).

Tras este pequeño inciso vuelvo con lo mío, según mi opinión resulta bastante molesto que alguien intente chatear contigo cuando tú estás en modo asíncrono, por ejemplo yo me he pasado varias horas estudiando la red social Facebook y tuve que desconectar el chat para que no me molestaran.

Un buen complemento al e-mail como solución de comunicación corporativa puede estar en algo al estilo Yammer, donde dispones de un canal asíncrono al estilo Twitter exclusivo para los miembros de tu empresa, identificados como aquellos que disponen de una cuenta con tu dominio (@enzo.es, @ryb.es…). Por lo que llevo investigado me está gustando y me planteo que en la empresa sustituya al Messenger.

Supongo que me he dejado alguno, pero al menos me he quedado a gusto.

PD – por suerte mi blog es totalmente asíncrono,
vosotros decidís cuando leerlo o incluso si leerlo.

Cómo escribir e-mails que la gente lea

Voy a intentar ser claro: la gente no tiene un interés especial en leer tus correos electrónicos, lo siento pero el mundo no gira entorno a ti y cuanto antes te des cuenta mejor.

Lo paradójico es que si no leen tus e-mails no sabrán lo que les quieres decir, y así es como nos vemos en la necesidad de iniciarnos en el sutil arte de la seducción electrónica, que básicamente consiste en intentar conseguir que alguien haga algo que no quiere hacer, sin darse cuenta o incluso disfrutando.

Todo se basa en ser lo más conciso, ordenado y breve que esté en tu mano, sin perder la educación:

Conciso: ¿sabes exactamente qué quieres transmitir con tu e-mail?

Porque si tú no lo sabes difícil será conseguir que lo lleguen a saber los que lo reciben. Un e-mail de negocios debe tener un propósito, un fin, un mensaje… en esencia algo que quieres que pase de tu mente a la del destinatario: la razón por la que te tomas el tiempo de escribirlo y por la que alguien debe invertir tiempo en leerlo.

Ordenado: lo más importante al principio.

Si puede ser en el asunto aun mejor: un gran porcentaje de tus destinatarios no llegarán al final de tus e-mails… o para cuando lleguen ya no estarán prestando la suficiente atención.

Este punto engarza con el anterior: si tú mismo no sabes qué es lo más importante del e-mail que estás escribiendo, deberías aclarar tus ideas antes de escribirlo.

Breve: lo bueno, si breve… ya se sabe.

Si tu destinatario recibe un e-mail muy largo puede que posponga su lectura (como lo de dejar de fumar e ir al gimnasio)… y eso no queremos que ocurra.

Idílicamente buscamos que nuestro mail se consuma al momento de ser recibido y la brevedad es el mayor aliciente que podemos ofrecer a nuestro destinatario.

Un e-mail algo más largo puede mantener el atractivo si está estructurado correctamente, por puntos o con dos ó tres bloques bien definidos. Suele ser una buena idea empezar cada bloque con un micro título en negrita.

Evita los párrafos densos e interminables.

La gente que escribe normalmente e-mails muy cortos se puede permitir el lujo de escribir de vez en cuando uno largo a sus destinatarios habituales ya que estos pensarán: «qué raro… un e-mail de Pepe largo, seguro que es importante».

Sobre todo hay que evitar que el lector entre en modo-scanner de lectura. Si lo hace sólo buscará las palabras clave de tu e-mail, para pseudo-leerlo y pasar a otra cosa más interesante lo antes posible.

Bajo ningún concepto mandes un e-mail profesional como el de la captura… es un auténtico WTF!

Educado

La vida es muy corta… pero no tanto como para que no podamos intercalar un «por favor», «muchas gracias» y «saludos» en nuestros e-mails, me estoy refiriendo siempre a mails en el entorno laboral, ya se sabe que con los amigos la confianza da asco.

Por otra parte también hay que tener sentido común: si escribes a un mismo destinatario varios e-mails todos los días seguro que agradecerá que «cortes el rollo».

A mi personalmente me aburren mucho las introducciones manidas de lunes o de después de vacaciones, cuando las leo sólo pienso «paja, paja, paja…» pero puede que yo sea un poco especial.

Por último en el entorno corporativo entiende tu posición dentro de la jerarquía, un superior normalmente prestará menos atención a tus e-mails de la que prestas tú a los suyos, tenlo en cuenta.

Ante la duda: recorta y no aburras.

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hobbies y trabajo

Este fin de semana ha sido una vuelta a mi infancia, con motivo de la boda de Pablo me fui en tren a Albacete: la ciudad en la que viví de los 6 a los 12.

Aquella época en Albacete la recuerdo con mucho cariño. En esos años descubrí la amistad, la faceta de mi vida de la que tal vez más orgulloso me sienta y al mismo tiempo en la que más afortunado he sido.

En Albacete mis dos «primeros» mejores amigos habían nacido el mismo día, lo cual me llevaba a difíciles decisiones el día de sus cumpleaños: uno era Pablo (el ya casado) y el otro era Álvaro Richarte, a quien después de 20 años me encontré en la boda.

De Pablo no hablaré más porque bastante he dicho, me centraré en el segundo y resumiré diciendo que para mi Álvaro era un auténtico fenómeno… de otra manera nunca hubiera podido ser amigo mío, porque sin pretenderlo desde siempre he sido extremadamente selecto eligiendo mis amistades, compartiendo todas ellas una constante: admiro profundamente a todos mis amigos.

Así la gente de mi entorno queda dividida en la gran masa (the pile of bodies), la gente que evito, la que ignoro, lo que aprecio y la que admiro. Entre este último grupo se cuentan mis amigos y aquellos que me gustaría que algún día llegaran a serlo.

Como decía, Álvaro era un fenómeno: dibujaba muy bien y tenía una imaginación desbordante, compartía conmigo la pasión por los ordenadores, pero en su caso él no sólo jugaba horas y horas al ZX Spectrum sino que además diseñaba y programaba sus propios juegos. Por esas y otra muchas razones para mi Álvaro era lo más y sólo Pablo estaba a su nivel, en el olimpo de la excelencia (curiosamente ellos dos para mi desgracia no se llevaban bien, hasta que yo me volví a Madrid… entonces les dio por hacerse amigos).

Charlando en la boda con Álvaro he tenido la molesta ocurrencia de recordarle todas aquellas aficiones que él tenía y que yo admiraba. Me ha impactado que me dijera que las había aparcado todas ellas: dejó de pintar, dejaron de interesarle los ordenadores… Hay que aclarar que no es que el tío sea un tirado: estudió forestales, sacó adelante una dificil oposición y ha seguido progresando con éxito por ese camino, seguramente su carrera profesional es lo que millones de madres sueñan para sus hijos, pero yo si no fuera porque mide más de dos metros le habría estrangulado ahí mismo por haber dejado de dibujar…

Me comentó que llegado el momento, cuando tuvo que elegir carrera decidió no convertir en trabajo sus hobbies y opto por algo -la naturaleza- que siempre le había interesado, tal vez por los largos veranos que pasaba en Riópar, el pueblo de sus padres… «Por eso estudié la ingeniería en lugar de Bellas Artes, Arquitectura o Informática»

Un razonamiento bastante contundente, que estoy seguro que tuvo en una época en la que yo andaría atontolinao, sin rumbo y donde elegí la carrera que decidieron mis padres. Lo que nadie le dijo a Álvaro es que eso que llaman tiempo, que a esas edades te rebosa hasta por los bolsillos… cinco ó diez años después pasaría a convertirse en nuestro bien más escaso y preciado, tanto que es difícil rascar el suficiente para dedicarlo a nuestros hobbies, salvo que los hayamos convertido en parte de nuestro trabajo.

«Tal vez me equivoqué…» -se planteaba en voz alta Álvaro- y la conversación quedo ahí. Supongo que Álvaro no se equivocaría, de hecho estoy seguro de que fue una decisión acertada en aquel momento, pese a todo yo sigo deseando estrangularle por haber dejado de dibujar.

A buenas horas mangas verdes…

Gráfico de Google Reader representando mis patrones de lectura de feeds en los últimos 30 días, me apuesto a que los del Morito.es son muy parecidos… cuentan por ahí que sólo duerme cuatro horas.

… hace ya varios meses que me desinstalé el lector de feeds de la oficina y que me lo dejé sólo en el portátil de casa: me ayuda a concentrarme más en el trabajo.

El e-mail me hace perder demasiado tiempo

Mi relación con el e-mail atraviesa malos momentos, por una parte es imprescindible para desarrollar mi trabajo… pero por otra me hace perder mucho tiempo, yo diría que más del necesario.

Aunque creo que lo gestiono bastante bien, aun no he alcanzado el nivel casi zen que estoy logrando con el móvil, algo sigue fallando… y parte del problema se resume en esta captura:

Os sugiero que hagáis la prueba en vuestro e-mail, a ver cuántos resultados obtenéis: en mi caso «cientos» en poco más de un año desde que me mudé a Google Apps… un auténtico DEFCON 2, espero poder solucionar el problema antes de que llegue a «miles».

¿Por qué a la gente le da por poner «urgente» en sus correos cuando realmente quieren decir «importante» o «por favor, no me ignores»? Por desgracia no conozco una manera de clasificar la importancia del correo electrónica automáticamente… tengo un montón de filtros programados y necesito programar muchos más, pero no son la panacea. 

Eso me obliga a dedicar tiempo a leerlos o mejor dicho a escanearlos… lo que supone una interrupción y perdida de concentración. Este tipo de e-mails y otros tantos crean en mi el hábito tóxico de estar consultando constantemente la bandeja de entrada: un grifo inagotable que nunca se cierra, en la que se mezclan asuntos que se pueden resolver en unos instante, con otros que pueden llevarte horas o días…

Creo que la clave está en consultar menos veces el e-mail y solucionar los asuntos en lotes más grandes, para permitirme disponer de ventanas de tiempo de 2 ó 3 horas para poder concentrarme y… ¡trabajar!, porque lo más triste de todo es que puedes estar cuatro horas solucionando asuntos que te llegan por mail y luego irte a comer con la sensación de «¿y yo qué he hecho en toda la mañana?».

En fin, hoy voy a intentar leerme algunos artículos al respecto… empezaré por este que tiene un buen título: The Tyranny of Email. 

Si puedes compartir conmigo algún truco útil o enlace interesante… por favor utiliza los comentarios de esta entrada.

Actualización: Fran se solidariza con la causa y nos envia una captura de su bandeja de entrada en estado DEFCON 1.