Mail Trends: analiza el uso de tu cuenta Gmail o Google Apps

Con Mail trends puedes analizar el correo entrante y saliente de tu cuenta Gmail o Google Apps y observar los resultados representados gráficamente.

Con Mail trends puedes analizar el correo entrante y saliente de tu cuenta Gmail o Google Apps y observar los resultados representados gráficamente.

Con Google Trends puedes analizar cómo estás haciendo uso del e-mail. Es un programa desarrollado en Python por lo que tendrás que instalártelo para poder hacerlo funcionar (ojo – compatible con la versión 2.5, asi que no te instales la 2.6) y bueno como todas estas frikadas a mi me ha costado bastante ponerlo en marcha.

Google Trends se conecta a tu cuenta @gmail.com o cuenta Google Apps a través de IMAP y se baja la información de tus correos:

Para que el resultado sea útil tendrás que indicarle tus direcciones de correo para que las distinga del resto de destinatarios y remitentes, también puedes filtrar algunas direcciones que no quieres que tenga en cuenta (mails de facebook, twitter y otros robost…) y sobre todo con el parámetro max_messages puedes limitar el número de correos analizados.

Analizando 30.000 correos he podido generar los gráficos desde julio hasta el presente obteniendo resultados como estos:

De todos el que más útil me ha parecido es el que representa gráficamente tus remitentes y destinatarios más frecuentes (para su publicación he eliminado las leyendas):

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5 Gmail Labs Features que te tienes que instalar

Algunas de las nuevas funcionalidades que puedes encontrar en Labs son realmente útiles y te pueden facilitar mucho la vida: en este artículo describo mis cinco favoritos.

Algunas de las nuevas funcionalidades que puedes encontrar en Labs son realmente útiles y te pueden facilitar mucho la vida: en este artículo describo mis cinco favoritos.

Ahora que ya sabemos cómo hacer para que en Gmail o Google Apps nos aparezca la pestaña Labs voy a recomendarte 5 funcionalidades especialmente útiles que te puedes añadir:

1. Signature tweaks – Una de las cosas más molestas de Gmail es que cuando respondes un mail te coloca tu firma debajo del todo (después del texto comentado del mail que estás respondiendo)… con lo que la firma y tu respuesta quedan separadas. Activando esta funcionalidad la firma te aparecerá en el lugar correcto.

2. Custom Label Colors – Recientemente se incorporó a Gmail la posibilidad de asociar colores a tus etiquetas, pero sólo dispones de 12 colores entre los que elegir y algunos muy feos. Con esta funcionalidad podrás elegir colores personalizados.

3. Canned Responses – ¿Por qué perder el tiempo haciendo cosas que puede hacer una máquina? Con los filtros puedes automatizar un montón de tareas, por ejemplo puedes configurarlos para que re-envie directamente todos los mails con facturas que recibes de un proveedor al departamento de Contabilidad. Activando esta funcionalidad puedes además redactar respuestas tipo que puede seleccionar manualmente al componer tus mail o asociar a filtros automatizados. Genial 🙂

4. Quick Links – Estos enlaces rápidos te permiten guardar vistas en Gmail, por ejemplo si frecuentemente buscas los «mails enviados a contabilidad con adjuntos» para comprobar si una factura la re-enviaste o no… puedes generar esa búsqueda y luego guardártela con un enlace rápido con el nombre «facturas enviadas». La próxima vez que necesites consultar esa información sólo tendrás que hace click sobre el enlace y te generará de nuevo la búsqueda actualizada. En muchas ocasiones sobre-utilizamos las etiquetas cuando realmente nos bastaría con crear un enlace de este tipo.

5. Mouse Gestures – Podrás ejecutar algunos atajos manteniendo el botón derecho del ratón pulsado y moviendolo a la derecha, izquierda o arriba. Si te acostumbras a usarlo puede ahorrar bastante tiempo (aunque yo normalmente una vez leído un mail lo archivo con lo que directamente me salta el siguiente).

Sobre los atajos del teclado – No son un feature de Labs pero son realmente útiles para revisar el mail sin despegar las manos del teclado… como un auténtico Jedi. Para poderlos usar en Gmail tienes que activarlos previamente en Configuración > General. Dispones de una chuletilla para consultarlos todos pulsando «?».

Activar la pestaña Labs en Gmail y Google Apps

Últimamente se están anunciando muchas novedades en el blog oficial de Gmail, todas ellas accesibles desde la pestaña Labs que es donde se almacenan todas las funcionalidades en testeo.

Últimamente se están anunciando muchas novedades en el blog oficial de Gmail, todas ellas accesibles desde la pestaña Labs que es donde se almacenan todas las funcionalidades en testeo.

Pero… ¿dónde está la pestaña Labs? Cuando entras en Configuración de Gmail no la ves por ningún lado ya que por el momento sólo está visible para los usuarios que tienen seleccionado como «Idioma de visualización de Gmail: English». Asi que lo primero que tendrás que hacer es cambiar el idioma desde la pestaña General.

Yo este tipo de aplicaciones on-line intento siempre acostumbrarme a usarlas en Inglés porque asi cuando tengo algún problema me cuesta menos seguir las instrucciones de soporte que encuentro en los foros, blogs… además es una manera más de practicar inglés.

En cuanto realices ese cambio verás que te aparece la pestaña Labs y ya puedes empezar a jugar, si quieres puedes activar funcionalidades y luego volver al Español: te desaparecerá Labs pero las nuevas funcionalidades seguirán activas.

Activar Labs en Google Apps

Si utilizas la versión `profesional´ de Gmail: Google Apps… es decir Gmail bajo tu propio dominio, con sólo cambiar de idioma no será suficiente. El administrador de la cuenta de Google Apps tendrá que permitir esa opción previamente.

Para ello el administrador tendrá que entrar en Configuración del Dominio (Manage this domain) -> Domain Settings y activar en «New Serives and Features» la opción «Turn on new features».

Ten en cuenta que el cambio tarda un tiempo en activarse, en la información de soporte hablan de 24 horas, pero yo lo activé un viernes y hasta el martes no pude acceder a la pestaña Labs. Asi que un poquito de paciencia.

Gmail: moviendo todos tus e-mails de una cuenta a otra

Ha llegado el momento de gestionar una única cuenta de correo electrónico, estoy harto de tenerme que loguear en varias cuentas de Gmail (Google Apps) y además no he encontrado la manera de tener varias cuentas en mi Blackberry 8800 accediendo con la versión mobile de Gmail.

Por suerte es posible volcar todos tus e-mails en una cuenta Gmail en otra de la siguiente manera:

1. En la cuenta de origen tendrás que «Habilitar POP para todos (incluso si ya se han descargado)» (Configuración > Reenvío y correo POP).


2. Posteriormente en la cuenta destino tendrás que activar «Recibir mensajes de otras cuentas» (Configuración > Cuentas)


Para una cuenta Gmail la configuración sería parecida a esta:


3. Después sólo queda esperar a que Gmail haga su trabajo, los e-mails se irán descargando progresivamente, el proceso puede tardar lo suyo. Por lo que llevo observado Gmail descarga unos 200 correos y descansa durante una hora… luego vuelve a repetir el proceso.


4. Este mismo procedimiento, como bien indica Javier Casares se puede utilizar para hacer una copia de seguridad o backup local de todo el contenido de tu cuenta Gmail.

5. Por último para mantener las apariencias cuando sea necesario, puedes configurar Gmail para que envíe los e-mails con distintos remitentes. El procedimiento es muy sencillo y se activa en «Configuración > Cuentas > Enviar mensajes como». La cuenta que quieres añadir como nuevo remitente recibirá un e-mail para validar la autorización:


Espero que os resulte útil.

Gestionando MUCHOS correos con Gmail

Casi 2Gb de correo en menos de seis meses, guauuu! Un nuevo record… no había gestionado tanto correo electrónico en mi vida, calculo que en mis dos cuentas un mal día puedo recibir unos 150 correos (más los que yo envío).

Me consta que eso no es nada comparado con lo que muchos de vosotros recibís… aun así tengo un método bastante bueno para gestionarlo eficazmente con GmailGoogle Apps– que paso a compartir con todos vosotros (supongo que es la manera en la que está diseñado gmail para ser utilizado… pero como no me he leído la Ayuda lo expondré como si lo hubiera inventado yo).

Todo se basa en que la bandeja de entrada de Gmail sea a su vez un Lista de Tareas diaria y como toda Lista de Tareas es mejor mantenerla despejada.

1 – Lo primero claro está es ver los elementos Recibidos:

  • Marcamos el spam que se haya podido colar
  • Eliminamos aquellos e-mails que no tiene sentido que almacenemos


2 – El siguiente paso es:

  • Archivar directamente los e-mails que hay que guardar pero que no es necesario leer. En la bandeja de Archivados quedarán como no leídos, lo cual también es útil.
  • Archivamos los e-mails que hay que leer pero no es necesario responder.


3 – Empezamos a responder y es aquí donde empieza lo divertido, es algo que aprendí el año pasado: «Se breve, no te enrolles». Puedes responder un e-mail correctamente con la mitad de las palabras que normalmente empleas… probablemente incluso con la mitad de la mitad de las palabras que normalmente usas. Un e-mail largo no lo lee completamente casi nadie, así que con esto en mente nos ponemos a responder y luego:

  • Si el tema termina con nuestra respuesta, archivamos.
  • Si el tema sigue pero no tenemos que estar muy pendientes del siguiente paso también archivamos.
  • Si el tema sigue y esperamos respuesta importante ese mismo día o al día siguiente, lo marcamos con una estrella y lo dejamos en Recibidos (así lo recordaremos)
  • Si el tema sigue, tenemos que estar pendiente… pero no es algo inmediato, le ponemos una estrellita y lo archivamos… así despejamos la bandeja de entrada


4 – A estas alturas nos habremos ventilado casi toda la bandeja de Recibidos, sólo deberían quedar e-mails de los que esperamos respuesta inmediata (marcados con estrella) y aquellos e-mails que hemos leído pero no hemos sido capaces de despachar todavía:

  • Si no son muchos podemos dejarlos ahí para más tarde y así despachar todo lo difícil del día junto.
  • La clave está en hacer varias pasadas al día para que aquí no quede e-mails muy antiguos (es mejor que lo antiguo quede archivado con estrella, es decir en Destacados).


5 – La bandeja de Destacados se convierte así en nuestra Lista de Tareas de no resolución inmediata y es conveniente repasarla un par de veces a la semana:

  • Si el tema ya está resuelto o no tenemos que estar más tiempo pendiente de él, eliminamos la estrella y listo
  • Si un tema pasa a ser de alta prioridad, requiriendo que estemos pendiente de él durante el día es mejor moverlo a Recibidos (e incluso marcarlo como no leído para que destaque aun más)


6 – Por último reservaría las etiquetas sólo para agrupar los e-mails que tenemos que tener controlados porque probablemente los vamos a volver a necesitar: por ejemplo las claves que se nos han enviado por e-mail, es realmente engorroso encontrarlas dos meses después si nos las tienes etiquetadas. Así que mejor asignamos a esos e-mails una etiqueta y le quitamos la estrella… despejando la carpeta de Destacados.

Espero que os sea de utilidad, yo desde luego voy a imprimir varias copias y se lo voy a dar a un par de personas… que ya estaba cansado de contarlo tantas veces.