Casi 2Gb de correo en menos de seis meses, guauuu! Un nuevo record… no había gestionado tanto correo electrónico en mi vida, calculo que en mis dos cuentas un mal día puedo recibir unos 150 correos (más los que yo envío).
Me consta que eso no es nada comparado con lo que muchos de vosotros recibís… aun así tengo un método bastante bueno para gestionarlo eficazmente con Gmail –Google Apps– que paso a compartir con todos vosotros (supongo que es la manera en la que está diseñado gmail para ser utilizado… pero como no me he leído la Ayuda lo expondré como si lo hubiera inventado yo).
Todo se basa en que la bandeja de entrada de Gmail sea a su vez un Lista de Tareas diaria y como toda Lista de Tareas es mejor mantenerla despejada.
1 – Lo primero claro está es ver los elementos Recibidos:
- Marcamos el spam que se haya podido colar
- Eliminamos aquellos e-mails que no tiene sentido que almacenemos
2 – El siguiente paso es:
- Archivar directamente los e-mails que hay que guardar pero que no es necesario leer. En la bandeja de Archivados quedarán como no leídos, lo cual también es útil.
- Archivamos los e-mails que hay que leer pero no es necesario responder.
3 – Empezamos a responder y es aquí donde empieza lo divertido, es algo que aprendí el año pasado: «Se breve, no te enrolles». Puedes responder un e-mail correctamente con la mitad de las palabras que normalmente empleas… probablemente incluso con la mitad de la mitad de las palabras que normalmente usas. Un e-mail largo no lo lee completamente casi nadie, así que con esto en mente nos ponemos a responder y luego:
- Si el tema termina con nuestra respuesta, archivamos.
- Si el tema sigue pero no tenemos que estar muy pendientes del siguiente paso también archivamos.
- Si el tema sigue y esperamos respuesta importante ese mismo día o al día siguiente, lo marcamos con una estrella y lo dejamos en Recibidos (así lo recordaremos)
- Si el tema sigue, tenemos que estar pendiente… pero no es algo inmediato, le ponemos una estrellita y lo archivamos… así despejamos la bandeja de entrada
4 – A estas alturas nos habremos ventilado casi toda la bandeja de Recibidos, sólo deberían quedar e-mails de los que esperamos respuesta inmediata (marcados con estrella) y aquellos e-mails que hemos leído pero no hemos sido capaces de despachar todavía:
- Si no son muchos podemos dejarlos ahí para más tarde y así despachar todo lo difícil del día junto.
- La clave está en hacer varias pasadas al día para que aquí no quede e-mails muy antiguos (es mejor que lo antiguo quede archivado con estrella, es decir en Destacados).
5 – La bandeja de Destacados se convierte así en nuestra Lista de Tareas de no resolución inmediata y es conveniente repasarla un par de veces a la semana:
- Si el tema ya está resuelto o no tenemos que estar más tiempo pendiente de él, eliminamos la estrella y listo
- Si un tema pasa a ser de alta prioridad, requiriendo que estemos pendiente de él durante el día es mejor moverlo a Recibidos (e incluso marcarlo como no leído para que destaque aun más)
6 – Por último reservaría las etiquetas sólo para agrupar los e-mails que tenemos que tener controlados porque probablemente los vamos a volver a necesitar: por ejemplo las claves que se nos han enviado por e-mail, es realmente engorroso encontrarlas dos meses después si nos las tienes etiquetadas. Así que mejor asignamos a esos e-mails una etiqueta y le quitamos la estrella… despejando la carpeta de Destacados.
Espero que os sea de utilidad, yo desde luego voy a imprimir varias copias y se lo voy a dar a un par de personas… que ya estaba cansado de contarlo tantas veces.