Cómo escribir e-mails que la gente lea

Voy a intentar ser claro: la gente no tiene un interés especial en leer tus correos electrónicos, lo siento pero el mundo no gira entorno a ti y cuanto antes te des cuenta mejor.

Lo paradójico es que si no leen tus e-mails no sabrán lo que les quieres decir, y así es como nos vemos en la necesidad de iniciarnos en el sutil arte de la seducción electrónica, que básicamente consiste en intentar conseguir que alguien haga algo que no quiere hacer, sin darse cuenta o incluso disfrutando.

Todo se basa en ser lo más conciso, ordenado y breve que esté en tu mano, sin perder la educación:

Conciso: ¿sabes exactamente qué quieres transmitir con tu e-mail?

Porque si tú no lo sabes difícil será conseguir que lo lleguen a saber los que lo reciben. Un e-mail de negocios debe tener un propósito, un fin, un mensaje… en esencia algo que quieres que pase de tu mente a la del destinatario: la razón por la que te tomas el tiempo de escribirlo y por la que alguien debe invertir tiempo en leerlo.

Ordenado: lo más importante al principio.

Si puede ser en el asunto aun mejor: un gran porcentaje de tus destinatarios no llegarán al final de tus e-mails… o para cuando lleguen ya no estarán prestando la suficiente atención.

Este punto engarza con el anterior: si tú mismo no sabes qué es lo más importante del e-mail que estás escribiendo, deberías aclarar tus ideas antes de escribirlo.

Breve: lo bueno, si breve… ya se sabe.

Si tu destinatario recibe un e-mail muy largo puede que posponga su lectura (como lo de dejar de fumar e ir al gimnasio)… y eso no queremos que ocurra.

Idílicamente buscamos que nuestro mail se consuma al momento de ser recibido y la brevedad es el mayor aliciente que podemos ofrecer a nuestro destinatario.

Un e-mail algo más largo puede mantener el atractivo si está estructurado correctamente, por puntos o con dos ó tres bloques bien definidos. Suele ser una buena idea empezar cada bloque con un micro título en negrita.

Evita los párrafos densos e interminables.

La gente que escribe normalmente e-mails muy cortos se puede permitir el lujo de escribir de vez en cuando uno largo a sus destinatarios habituales ya que estos pensarán: «qué raro… un e-mail de Pepe largo, seguro que es importante».

Sobre todo hay que evitar que el lector entre en modo-scanner de lectura. Si lo hace sólo buscará las palabras clave de tu e-mail, para pseudo-leerlo y pasar a otra cosa más interesante lo antes posible.

Bajo ningún concepto mandes un e-mail profesional como el de la captura… es un auténtico WTF!

Educado

La vida es muy corta… pero no tanto como para que no podamos intercalar un «por favor», «muchas gracias» y «saludos» en nuestros e-mails, me estoy refiriendo siempre a mails en el entorno laboral, ya se sabe que con los amigos la confianza da asco.

Por otra parte también hay que tener sentido común: si escribes a un mismo destinatario varios e-mails todos los días seguro que agradecerá que «cortes el rollo».

A mi personalmente me aburren mucho las introducciones manidas de lunes o de después de vacaciones, cuando las leo sólo pienso «paja, paja, paja…» pero puede que yo sea un poco especial.

Por último en el entorno corporativo entiende tu posición dentro de la jerarquía, un superior normalmente prestará menos atención a tus e-mails de la que prestas tú a los suyos, tenlo en cuenta.

Ante la duda: recorta y no aburras.

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